花都时代

文件柜管理规定

1 目的

为规范文件、资料的管理，防止文件、资料的丢失，提高工作效率，特制定本规定。

2 适用范围

公司各部门文件柜、资料柜、墙柜等

3 细则

3.1 各部门必须按规定流程申请文件柜的购买，充分利用文件柜的空间，现场不得摆放多余文件柜和利用率低的文件柜，否则工业工程科将强制收回。专人负责管理。一般情况下，只要部门的一个人来管理文件柜就行，因为文件的放置和归档也是只有他最清楚，你想啊，如果几个人同时管理的话，文件存取然后再 放置的习惯和规则不一样，自然就会乱套的，再有就是，新文件和用过的文件要及时的整理

3.2 文件柜必须定置摆放，文件柜内的物品也必须分类并定置摆放。

3.3做好文件柜的标示：

①文件柜表面贴标签，标签一律贴在门的左上角；

②文件柜内贴有“物品清单”，“物品清单”一律贴在门的左上角。

3.4 文件柜内物品必须按“物品清单”摆放整齐，不允许混乱摆放。

3.5 文件柜内资料必须编号，分类摆放，在资料夹上必须画上斜的“行迹线”（一律用“蓝线”）。

3.6 文件必须装在文件夹内，文件夹必须有文件目录及编号。

3.7 文件柜表面及柜内保持干净，无油污、无脏物、无垃圾等。

3.8 文件柜损坏，或钥匙丢失，按规定程序申报维修，不得擅自撬文件柜；故意损坏的，按价赔偿。

3.9 各部门（单位）必须建立文件柜管理台账。

3.10 每部门必须每月月末组织对文件柜进行自查，将自查结果报工业工程科。

4.文件的存放原则

1.文件柜要充足，完善设备很重要。除了少数保管绝密文件的之外，尽量用玻璃门的文件柜，文件夹都用书脊上可以做标识的找文件就可以一目了然。

2.  只有资料管理员可以存取文件，制度、习惯很重要。他人不让插手，否则就乱套了有时间多整理，新文件和用过的文件及时整理。

3. 每个大类下面再分多个小类。每个大类可以占用多个文件柜，所有文件分为三个大类。但每个文件柜不可放入不同大类的文件。每个小类可以占用多个文件夹，但是每个文件夹不可放入不同小类的文件。

5文件分类原则

1.第一个大类是公司管理相关类的文件。下面的小类包括：公司股东会有关的文件，公司董事会有关的文件，公司工商注册有关的文件，公司税务事务有关的文件，公司法律事务有关的文件，政府和各类主管部门的文件，公司各种规章制度，公司人力资源有关的文件，公司总部及各部门的发文备忘录通知等按年度各占一个小类，每个供应商有关的文件占一个小类，公司各个地产项目的全套文件各占一个小类，等等

2. 第二个大类是与销售客户有关的文件，其数量会很庞大，也要按每个项目，每个组团，每栋楼每个单元每个客户，来分为小类。

3.第三是大类是各种图书杂志出版物等资料和印刷品，相对好管理一些。

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